Come aumentare la produttività del personale: i 5+1 consigli di BCI

Sei un imprenditore o un manager e stai cercando dei consigli su come aumentare la produttività del personale? 

Non riesci a motivare i dipendenti o i membri del tuo team in maniera duratura nel tempo? 

Vuoi aiutare i tuoi collaboratori ad ottenere risultati migliori e più velocemente? 

In quest’articolo trovi i 5(+1) consigli chiave di Business Coaching Italia per aumentare il rendimento e le performance dei tuoi collaboratori e del tuo team di lavoro, fin da subito. 

In particolare, parleremo di: 

• obiettivi aziendali
• motivazione dei dipendenti 
• creazione e condivisione degli obiettivi 
• gratificazione 
• coinvolgimento dei dipendenti 
• crescita del dipendente e promozioni
• rilevanza delle condizioni di lavoro
• importanza dei feedback
• processi aziendali e loro ruolo nella produttività del personale

Produttività del personale e obiettivi fissati e visibili

Per aumentare le performance del personale il primo passo da fare è definire gli obiettivi aziendali e darne visibilità ai dipendenti e al proprio team. 

È stato dimostrato che fissare obiettivi aumenta la capacità dei collaboratori di produrre di più, sia a livello individuale che di gruppo.

La determinazione chiara e condivisa degli obiettivi organizzativi, infatti, attiva in maniera molto forte la motivazione e questa determina rendimenti elevati e soprattutto sostenuti nel tempo. 

Ma cos’è un obiettivo?

Un obiettivo o (goal) è ciò che un individuo o, in questo caso, un’organizzazione aziendale, vuole realizzare. È l’oggetto, lo scopo di un’azione.  

Definire correttamente un obiettivo porta molteplici vantaggi.

In particolare:

1. I tuoi dipendenti riescono a focalizzare l’attenzione e gli sforzi verso le azioni necessarie al raggiungimento dell’obiettivo stesso. Quante volte, sotto scadenza per la consegna di un lavoro, ti è sembrato che l’attenzione di chi aveva quella mansione era focalizzata solo su quell’obiettivo, rendendo irrilevante il resto?
2. Fissare un obiettivo motiva ogni componente del tuo team all’azione favorendo un impegno maggiore. Lo sforzo impiegato è, di fatto, proporzionale alla difficoltà dell’obiettivo stesso. Più l’obiettivo che stabilisci è sfidante più chi lo deve raggiungere riuscirà ad impegnarsi per portarlo a termine senza sentire “il peso” e la “fatica” dell’azione.
3. Dare obiettivi concreti e visibili aumenta la tenacia ossia rende costanti nello sforzo nel lungo termine. È come essere allenato e pronto a correre una maratona piuttosto che i 100 metri.
4. Incoraggia a trovare strategie e piani d’azione per raggiungere il risultato atteso.

L’importanza di definire degli obiettivi per aumentare la produttività del personale è un qualcosa di condiviso da molti. In pochi però fanno una distinzione tra due tipi di obiettivi:

• obiettivi di risultato delle prestazioni
• obiettivi di apprendimento

I primi sono orientati al raggiungimento, appunto, di un risultato finale e spronano certamente dipendenti e collaboratori.

 Tuttavia gli obiettivi di apprendimento, spesso sottovalutati o del tutto ignorati, sono fondamentali per aiutare i dipendenti, privi delle competenze richieste, di sviluppare creatività e abilità.  

L’ideale è creare un sistema integrato di obiettivi di risultato e di apprendimento. 

Al fine di migliorare il rendimento del personale, o del team, una volta fissati gli obiettivi chiave, è molto utile coinvolgere dipendenti e collaboratori nella definizione di ulteriori obiettivi in grado di apportare valore aggiunto all’azienda. 

In questo modo ciascun collaboratore sentirà sua una parte dello sforzo dell’organizzazione. 

 In sintesi, impostare un buon sistema di obiettivi aziendali produce partecipazione, commitment, coinvolgimento ed incremento delle performance nel tempo. 

Un dipendente che riceve costanti Feedback produce di più

Per migliorare le performance del personale, una volta definiti obiettivi e promosso il commitment dei dipendenti, è indispensabile fornire loro appoggio e feedback.

Secondo Fred Smith, fondatore della Federal Express: “Tutti vogliono sapere se stanno lavorando bene e desiderano un feedback. Inoltre vogliono sapere se il loro contributo è importante per il raggiungimento del risultato.”

Il feedback, in quanto informazione oggettiva su una performance individuale o di gruppo, è punto fondamentale per il miglioramento della produttività del personale. 

Attenzione!  Spesso pensiamo di fornire un feedback corretto affermando “Stai lavorando bene” oppure “Apprezziamo il tuo lavoro” piuttosto che “Stai lavorando male”.

Tali affermazioni sono soggettive e non stimolano correttamente il miglioramento del rendimento del nostro team o dei dipendenti.

Ciò che è indispensabile fare è impostare programmi di feedback oggettivi basati su dati concreti o comportamenti osservabili. 

In sintesi, un feedback, per impattare positivamente sulle performance del personale deve essere:

• specifico, ossia legato ad obiettivi di apprendimento e/o di risultato delle prestazioni;
• credibile, ossia basato su informazioni concrete e su comportamenti rilevabili;
• frequente e dato il prima possibile;
• rivolto non solo al risultato finale ma funzionale anche al miglioramento del dipendente.

Gratifica il personale aumenta la produttività

Quando si pensa a premi e ricompense, il pensiero va immediatamente a incentivi in termini monetari.

In realtà, il compenso monetario è solo una tipologia di premio in grado di incentivare le performance del personale e del team che guidiamo.

È fondamentale, perché questo punto abbia l’effetto sperato sulla produttività del personale, stabilire un sistema di ricompense che abbia questi tre elementi fondamentali:

• definizione delle tipologie di ricompense (economica/materiale, benefit, o riconoscimento sociale, ad esempio);
• regole di assegnazione basate sia sul raggiungimento di obiettivi assegnati che di “valore aggiunto” apportato all’azienda attraverso progetti/obiettivi individuati dal dipendente oppure collegati a risultati sia personali che di gruppo anche per favorire la cooperazione e il lavoro in team;
• risultati attesi come attrarre talenti e trattenerli, motivare, gratificare, valorizzare il personale e favorire la crescita di ciascun dipendente.

Un ambiente di lavoro sano incrementa le performance dei collaboratori

Un altro fattore determinante nell’incremento delle performance aziendali è l’ambiente lavorativo.

Un dipendente che sta bene in ufficio è tendenzialmente soddisfatto, lavora meglio e rende certamente di più. 

Le teorie motivazionali hanno messo in luce come la motivazione dipenda non solo dalle caratteristiche individuali di ciascuno ma anche dalle condizioni di lavoro in cui opera. 

In altre parole, il contesto lavorativo è in grado di favorire o inibire la motivazione personale. 

Per motivazione si intende “l’insieme dei bisogni, desideri o intenzioni che prendono parte alla determinazione del comportamento e che conferiscono a questo, unità e significato: si distinguono aspetti primari, quali i bisogni fisiologici o sociali, e aspetti secondari, quali i fattori di stimolazione esterna o di progettualità individuale.” (fonte Treccani)

E quindi, lo spazio, la luce, i colori, un sottofondo musicale, la scelta di arredi funzionali e perfino la presenza di verde aiutano a creare un ambiente lavorativo in grado di favorire la motivazione e portare, quindi, ad un miglioramento delle performance individuali e di gruppo.  Tutto questo aiuta a costruire il benessere sul luogo di lavoro.

Vediamo il caso più diffuso: l’open space.

Se da un lato l’open space, oltre ad essere funzionale a questioni gestionali e organizzative, favorisce e agevola lo scambio di informazioni e il passaggio del know how tra i dipendenti, dall’altro non risponde all’esigenza ancestrale dell’individuo che si sente a proprio agio in ambienti di dimensioni più contenute.

Inoltre, l’altro grande difetto dell’open space è l’inquinamento acustico. 

Telefoni che squillano su ogni scrivania e voci che si sovrappongono creano certamente un impatto negativo sulla produttività del personale.

La soluzione per rendere anche l’open space un ambiente in cui lavorare con concentrazione e serenità, a vantaggio delle performance di dipendenti e collaboratori, consiste in: 

• curare piccoli accorgimenti architettonici come phone boot;
• utilizzare di materiali acusticamente isolanti;
• diffondere buone abitudini di comportamento come contenere il tono di voce durante le telefonate, abbassare la suoneria del cellulare e del telefono sulla scrivania quando non è possibile eliminarlo. 
• realizzare spazi come angoli cucina o relax. Concorrono a creare un buon contesto lavorativo anche le pause, perché aiutano a migliorare non solo le performance del personale ma anche i rapporti tra colleghi e rafforzano lo spirito di gruppo.

Rivedi l’organizzazione del lavoro e dei processi

La produttività del personale è legata strettamente all’organizzazione del lavoro e dei processi aziendali. 

Un sistema di processi correttamente impostato e ottimizzato ha, infatti, tra i suoi effetti:

• il miglioramento delle performance dei dipendenti;
• l’aumento della qualità del lavoro prodotto;
• una maggiore efficacia con riduzione di tempi e costi;
• una riduzione degli errori e degli scarti;
• una maggiore soddisfazione del cliente finale.

In particolare, definire, ottimizzare, testare e implementare procedure operative, guida i collaboratori nella gestione delle attività garantendo uno standard aziendale più elevato e ne incrementa l’efficienza lavorativa e non solo!

Spesso le frustrazioni o le demotivazioni del personale, con conseguente caduta del rendimento delle performance, sono dovute ad inefficienze dei processi aziendali. Capita, a volte, che alcune procedure siano il retaggio di un passato in cui il contesto e l’organizzazione erano differenti e richiedevano dei metodi che oggi risultano non solo superati ma anche causa di inefficienze del personale. Spesso alla domanda “Perché questa attività la svolgete in questo modo?”, l’imprenditore risponde “L’abbiamo sempre fatta così”. 

Ecco, questo è il momento di rivedere i propri processi interni e le relative procedure per migliorare le performance personali e quindi dell’intera azienda. 

Comunica col personale in modo snello e efficace

Per definizione la comunicazione è: 

“Ogni processo consistente nello scambio di messaggi, attraverso un canale e secondo un codice, tra un sistema (animale, uomo, macchina ecc.) e un altro della stessa natura o di natura diversa.” (fonte Treccani)

Se l’azienda, come spesso accade, è estremamente attenta alla comunicazione verso l’esterno, in molti casi trascura, invece, la comunicazione interna. 

Eppure una corretta comunicazione verso i dipendenti o collaboratori è in grado di migliorare considerevolmente il rendimento del personale. Occorrono regole chiare e condivise in grado di impostare un codice ed una modalità comunicativa snella ed efficace capaci di incidere positivamente sulle performance di collaboratori e personale in genere.

La comunicazione all’interno dell’azienda, così come all’interno di un team, è un sistema complesso che riguarda:

• La comunicazione verbale
• La comunicazione scritta
• Le email
• Le circolari
• Le riunioni

E molto altro ancora.

Una comunicazione che funzioni e che quindi aiuti a migliorare le performance del personale, deve essere:

• efficace
• snella
• condivisa
• trasparente

In altre parole, perché la comunicazione raggiunga l’obiettivo di aiutare dipendenti e collaboratori a migliorare il proprio rendimento, è necessario che:

• sia trasmesso un messaggio inequivocabile, chiaro, coerente, e non dar luogo a fraintendimenti
• chi invia il messaggio deve accertarsi che l’informazione trasmessa sia correttamente compresa da chi la riceve;
• dipendente e collaboratore siano coinvolti in modo da fidelizzare l’intera squadra;
• sia assertiva ossia, deve essere in grado di trasferire idee, riflessioni, commenti positivi o negativi in modo onesto, aperto e diretto.

Approfondisci: Comunicazione assertiva: perchè e come essere più assertivi

Il flusso delle informazioni interne riesce a migliorare le performance del personale quando è “lean” ossia, immediato, diretto e facile, ovvero, quando la complessità non necessaria è stata eliminata.

La nascita di applicazioni ad hoc per le comunicazioni interne, che riprendono l’immediatezza dei Social Network o di WhatsApp garantendo però la sicurezza dei dati, la corretta ed agile gestione dei ruoli e lo scambio di documenti, permette di rendere molto più immediato il flusso delle comunicazioni interne, eliminando l’eccessivo utilizzo delle email.  

A tal proposito, uno studio di McKinsey ha dimostrato che il profitto aziendale può aumentare anche del 25% se vengono fatti idonei investimenti in applicazioni che agevolano la comunicazione interna. 

Anche l’impostazione delle riunioni ha un ruolo chiave nell’ambito delle produttività del personale.

Fermo restando quanto detto in merito alle modalità comunicative, ecco alcuni punti da rispettare perché un meeting sia produttivo ed efficace:

• deve essere assolutamente necessario;
• occorre che sia definito esattamente l’ordine del giorno e l’obiettivo finale della riunione;
• è indispensabile che siano indicate l’ora di inizio e fine del meeting, organizzando anche la scansione temporale di ciascun punto da trattare;
• deve coinvolgere solo le persone realmente utili all’argomento da affrontare;

Una riunione in cui la comunicazione non è snella ed efficace, in cui l’ordine del giorno è poco chiaro e priva di un obiettivo finale, comporta perdite di tempo, quindi di denaro, per l’azienda e genera confusione nei partecipanti con conseguente calo delle performance dei collaboratori.

Approfondisci: Gestione flussi informativi

Abbiamo visto i 5+1 consigli di BCI per aumentare la produttività del personale. 

Questi suggerimenti toccano molteplici aspetti dell’azienda e del team. 

In molti casi, il lavoro da fare è davvero puntuale e minimo; seguendo i consigli di BCI ed intervenendo su ambiti circoscritti della tua realtà aziendale o del tuo team, riuscirai ad ottenere un miglioramento reale del rendimento dei tuoi dipendenti e collaboratori.

In altri casi è indispensabile, invece, un lavoro più strutturato e complesso che avrà risultati davvero significativi in termini di aumento della produttività del personale e quindi delle performance dell’intera azienda.

BCI affianca ogni giorno moltissimi imprenditori e manager anche in questo campo; grazie ai suoi protocolli, è in grado di individuare gli aspetti critici su cui lavorare in maniera mirata, portando l’imprenditore ed il manager al raggiungimento dei propri obiettivi di miglioramento delle performance del personale e dei collaboratori. 

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